FAQ - Facturation
Comment faire factures récapitulatives de Bulletins de livraison, avec tous les articles ?
Voir aussi :
Comment faire des factures récapitulatives de Bulletins de livraison, avec une ligne par BL ?
La création de factures récapitulatices de Bulletins de livraison est assez complexe. Il faut demander au logiciel de faire ce que l'on ferait à la main. C'est-à-dire passer en revue tous les bulletins de livraison qui ne sont pas encore facturés, en faire un paquet par client rencontré, puis ré-écrire une facture par client en additionnant tous les éléments rencontrés sur les Bulletins de livraison.
La facturation récapitulative de BL n'est pas comprise de base dans nos modèles. Il y a juste quelques pistes et un fonctionnement de base qui en présente la possibilité. En effet, à ce niveau, chacun à des désirs très particuliers, même si chacun pense et nous dit que ce que sa façon de travailler est la même que chez tout le monde, que ce qu'il désire, tout le monde le fait.
Pour l'exemple ci-dessous, on part du fichier modèle-1 livré avec les dernières version de Crésus Facturation (exemple pratique).
Pour que l'on puisse créer des factures basées sur des bulletins de livraison, il faut :
- Que des fiches "Bulletins de livraisons " existent.
- Que ces fiches soient imprimées comme bulletin de livraison (que ce ne soit ni des factures, ni des offres ou devis) et que la date d'impression de ce bulletin de livraison soit avant la date du jour (voir note 1).
- Ensuite il faut lancer la création en série par l'icône ou directement par Ctrl+F4. Cela crée une facture par client en reprenant tous les BL non déjà pris. Normalement, le logiciel présente ces factures dans la liste de gauche dans un accès nommé "Extraction". La création en série coche les bulletin de livraison comme étant facturé, donc une 2e création en série juste après la première ne crée aucune facture (voir note 2).
- Il faut ensuite imprimer ces factures, non pas sur le document facture ou facture avec BVR mais sur le document "Facture de BL". Il est possible d'imprimer toutes les factures de l'accès "Extraction" ou l'une après l'autre selon ses besoins. Ce document contient 2 colonnes supplémentaires, avec les dates et les ? des bulletins de livraison rassemblés sur cette facture.
La limite est de 200 lignes par facture. Si vos factures récapitulatives dépassent les 200 lignes, il faut ajouter un contrôle sur le nombre de ligne écrite lors de la création en série, pour signaler que la facture est tronquée.
Note 1
Dans une application particulière, nous avons ajouté un bouton directement à l'écran qui valide le BL et l'imprime de suite. Cela permet de faire en un seul clic - validation de la fiche, - clic sur impression, - choix du papier dans la liste - coche sur seulement la fiche courante - et validation (OK). Ceci permet de gagner un temps précieux.
Note 2
Dans une application particulière, nous avons créé 2 créations en série distinctes a) pour un seul client. Une fois lancé la création de facture, on peut choisir le client et le logiciel créé une seule facture pour le client sélectionné avec tous les BL non facturés et non déjà pris dans une facture, pour ce client. b) Pour tous les BL imprimés mais non encore facturé, en ajoutant la possibilité de les choisir d'après leur numéro.
Note 3
En cas de destruction de la facture qui récapitule les BL, il est possible que le logiciel décoche automatiquement les BL liés, ce qui les libère et permet de les regrouper ultérieurement dans une autre facture. Pour cela il faut ajouter dans les paramètres de l'écran de saisie utilisé, dans "Calcul pour suppression" le calcul suivant :
@RefBulletinLivr.BL_Facturé := 0
Ne pas oublier de mettre également le calcul ci dessous dans le "Calcul pour validation" (F12). pour qu'une retouche dans une fiche n'enlève pas la coche dans les bulletins de livraison liés.
@RefBulletinLivr.BL_Facturé := 1
Rappel: une retouche dans une fiche équivaut à la détuire (calcul pour suppression) et à la recréer (calcul pour validation).
Vous pouvez éventuellement reprendre ces calculs par copier-coller. Il faut que les noms des rubriques correspondent exactement aux noms des rubriques de votre application.
Pour ce qui est des paramétrages supplémentaires, nous pouvons le faire pour vous si vous le désirez. Donnez nous dans ce cas un cahier des charges est détaillé et voyez nos prix horaire sur notre site.
Exemple pratique: Prenons le modèle-1 tel que livré. Ouvrez-le à partir de l'assistant (ampoule) avec les fiches d'exemple. Dans la base des factures, par exemple, crééz une nouvelle fiche 2001, Bulletin de livraison.
- clic sur le bouton "Bull Livraison" jusqu'à indication de "Bull Livraison"
- indiquez le client 115
- introduire 2-3 articles
- Validez la fiche
- Imprimez-là sur le papier "Bulletin de livraison" (il ne suffit pas de faire un aperçu avant impression, sinon, le bulletin n'a ni date, ni statut d'impression du Bulletin de livraison sur "imprimé")
- fiche 2002, Bulletin de livraison , idem, pour client 115 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
- fiche 2003, Bulletin de livraison , idem, pour client 109 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
- fiche 2004, Bulletin de livraison , idem, pour client 115 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
- fiche 2005, Bulletin de livraison , idem, pour client 109 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
- fiche 2006, Bulletin de livraison , idem, pour client 114 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
- fiche 2007, Bulletin de livraison , idem, pour client 115 2-3 articles, je valide et j'imprime sur le papier Bulletin de livraison
Cela doit suffire pour l'exemple. On a donc 4 BL pour le client 115, 2 pour le 109 et 1 pour le 114, qui sont tous imprimés et pas encore facturés. L'accès "BL imprimés non facturés" permet de les extraire et les présente dans la liste de gauche. Les BL 500 et 513 se trouvent aussi dans cette liste, ils existaient déjà.
Création des factures récapitulatives :
- Cliquez sur l'icône ou menu Données - Création en série.
- Dans la liste sélectionnez le "4) Facture récapitulative de BL" puis cliquez sur Exécuter.
- Attendez un instant que le logiciel crée une facture par client, reprenant tous les BL non facturés.
- Choisissez l'accès "Fat. à impr.(tout)" pour faire apparaître la liste des factures non imprimées dans la liste de gauche.
Il y a 4 nouvelles factures, 2008, 2009, 2010 et 2011 qui contiennent l'ensemble des articles des divers BL. Ces 4 factures, il faut les imprimer sur le papier ad hoc.
- Choisissez la facture 2008,
- Imprimez cette facture sur le papier "Facture de BL" en cochant "Seulement la fiche courante"
- Vous obtenez une facture récapitulative avec un seul BL pour le client 114
- Faites de même pour la facture 2009, et vous obtenez une facture comprenant les 4 BL avec date et ? de BL indiqué sur la facture.
- Faites de même pour la facture 2010 et 2011
Note
Dans le modèle-1, si on détruit une facture récapitulative, cela ne décoche pas les BL qui sont indiqués sur cette facture. Ils restent considérés comme déjà pris sur une facture et ne reviendront pas sur une facture récapitulative suivante. Par contre, c'est indiqué comment le faire ci-dessus (retour au sommet).
