FAQ - Généralités Crésus

Comment passer d'une année à l'autre dans la facturation ?

Il n'y a pas de raison majeure de faire quoi que ce soit pour passer d'une année à l'autre. En effet, il faut de toute façon garder les articles, les fiches clients, etc. Pour ce qui est des factures, il faut aussi garder l'ensemble des factures ouvertes. Pour pouvoir faire des statistiques sur une période plus large, il faut aussi conserver les factures antérieures. Par contre, c'est peut-être le moment de tirer une liste papier de l'ensemble des soldes dûs. Vous pouvez :

Ne rien faire

Sans commentaire, mais c'est souvent quand même la meilleure solution pour la facturation. La date d'émission suffit pour connaître l'année de facturation.

Changer la numérotation des factures

Taper simplement à la main un nouveau numéro de facture, ceci dès la création de la facture suivante. Le logiciel demandera comment continuer la numérotation.

Si la question ne vient pas (ancienne version), mettez à jour votre version ou, en mode complet, utilisez la commande Données - Rubrique. Sélectionnez la rubrique Numéro et indiquez le prochain numéro. Rappel: les numéros identificateurs sont des nombres entiers uniques et vont de 1 à 2'000'000'000.

Remettre à 0 certaines données

Avant toute manipulation importante, commencez par faire une sauvegarde de votre fichier ! En cas de graves erreurs de manipulations, vous pourrez ainsi reprendre les anciennes données. Vous pourrez aussi consulter en tout temps les données précédentes en chargeant vos anciens fichiers.

Vous pouvez, dans la base des clients, mettre à 0 le total payé, par Opération, pour repartir correctement pour la nouvelle période. Vous pouvez faire de même pour les fournisseurs. Vous pouvez détruire les fiches clients (et fournisseurs) périmées. Vous pouvez utiliser les Opérations si vous avez créé un accès sélectionnant ces fiches. Vous pouvez, dans la base des articles, contrôler votre stock (selon votre inventaire), corriger, supprimer les fiches obsolètes. Rappel: Le logiciel empêche de détruire une fiche client ou une fiche article si cette fiche est utilisée dans une facture par exemple. Ce contrôle n'est pas effectué si vous détruisez des fiches par la fonction Opération. Il faut donc commencer par éliminer les factures, puis être certain de n'éliminer que des fiches non référencées.

Note

Il est possible de conserver le chiffre d'affaires des clients pour la période précédente, mais il faut le faire avant de remettre ce montant à 0. Commencez par créer une nouvelle rubrique numérique fractionnaire dans le fichier client (CAPériode1999, par exemple). La dessiner dans l'écran de saisie, accompagnée de son texte d'explication. Par Opération, modifier le contenu de cette nouvelle rubrique selon un calcul qui reprend simplement la valeur du total payé : @TotalPayé. remettez ensuite le total Payé à 0 chez tous les clients, aussi par Opération. Vous pouvez faire de même pour les fournisseurs.

Alléger votre fichier de facturation

Votre fichier de facturation peut actuellement contenir jusqu'à 30'000 factures. Une version spéciale (XLARGO) permet d'atteindre 1'00'000 fiches. Si vous approchez de 10'000 ou 15'000 factures, il est peut-être judicieux d'éliminer les anciennes factures de l'an passé, mais peut-être plutôt de l'année d'avant, ou alors celles datant de plus de 2 ans.

Avant toute manipulation importante, commencez par faire une sauvegarde de votre fichier ! En cas de graves erreurs de manipulations, vous pourrez ainsi reprendre les anciennes données. Vous pourrez aussi consulter en tout temps les données précédentes en chargeant vos anciens fichiers.

Vous pouvez aussi conserver l'état actuel en utilisant la commande Fichier - Enregistrer sous... Donnez un nom de fichier clair du type Archive facturation - état au 31-12-2000(31-12-2000 étant la date du jour). Vous pourrez ainsi reprendre le fichier dans cet état là pour recherche éventuelle. Fernez ensuite le fichier "Archive..." et réouvrer le fichier de facturation de base. Attention, il faut réserver cette option "Enregistrer sous..." à cette utilisation. il faut continuer à travailler toujours dans le même fichier de facturation qu'il ne faut ni renommer ni déplacer (voir ci-dessous).

Pour alléger votre fichier en enlevant les données périmées, pour éliminer quelques fiches, toutes les fiches, procédez comme suit :

  • Utilisez un Accès qui sélectionne toutes les fiches désirées. Il faut le créer s'il n'existe pas. Par exemple, vous pouvez créer un accès qui sélectionne toutes les factures (SDocument = 0) réglées (Payé = 1) dont la date de facture est antérieure à la date désirée (DateFacture < Date(01;01;01). Contrôlez que cet accès affiche bien les factures à supprimer.
  • Utilisez ensuite les Opérations, (menu Données) en sélectionnant l'accès des fiches à détruire que vous venez de créer.
  • Cochez le bouton Supprimer les fiches.
  • Enlevez la coche Accumulation pour supprimer des fiches sans toucher, ni le stock, ni les soldes dus des clients. Si la coche est mise, le stock va se corriger, comme quand on supprime une facture à la main.
  • Validez et confirmez. Attention, il n'y a pas de retour en arrière possible !

De la même façon, vous pouvez détruire les devis (SDocument = 1), bulletins de livraison (SDocument = 2), commandes fournisseurs, fiches clients, etc. Rappel: une fiche client ou une fiche article ne doit pas être détruite s'il existe encore une facture ou une autre fiche qui y fait référence. D'ailleurs, le logiciel refuse de la détuire si on le fait "à la main". Si vous désirez vider toutes les fiches de votre application, utiliser les Opérations pour détruire les fiches de la base des factures et des commandes pour commencer, puis détruire celles de la base des fournisseurs et des clients, et enfin détruire celles de la base des articles.

Alléger votre fichier de facturation et le renommer.

Pour l'alléger, voir ci-dessus. Si vous tenez absolument à renommer votre fichier de facturation, sachez que cette opération est très déconseillée.

  • Si vous ne comptabilisez pas dans Crésus Comptabilité, pas de problème de liaison avec la comptabilité. Le fichier est indépendant, vous pouvez l'enregistrez sous un autre nom.
    • Utilisez ensuite le nouveau fichier de facturation. Cette opération est faite à vos risques et périls.
    • Comme vous possédez maintenant deux applications identiques, les risques sont immenses d'ouvrir l'une pour l'autre, de créer des factures dans celle qui n'est pas la bonne, de ne pas retrouver des informations parce qu'elles ont été enregistrée dans l'autre application, etc.
    • Il faut savoir exactement ce que vous faites si vous utilisez la commande "Enregistrez sous".
  • Si vous comptabilisez dans Crésus Comptabilité, attention !
    • En effet, la liaison entre la facturation et la comptabilité tient compte des noms et des emplacements des fichiers,
    • C'est comme si vous changez d'adresse sans avertir personne, il est normal que vous ne receviez plus de courrier.
    • Supposons un changement de nom au 01.01.02.
      • Vous ne pouvez renommer votre fichier de facturation que si toutes les écritures comptables sont passées, correctement jusqu'au 31.12.01, et qu'il ne faudra pas défaire et refaire une comptabilisation avant cette date.
      • En effet, il ne sera plus possible de toucher la comptabilisation de cette période.
      • Lors de la prochaine comptabilisation le logiciel va demander le nom et l'emplacement de la nouvelle comptabilité.
      • Le logiciel va créer une nouvelle liaison avec une comptabilité et le fichier de liaison sera nouveau.

Attention

Ne renommez votre fichier Crésus Facturation qu'en connaissance de cause !

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